Kinh nghiệm phỏng vấn BrSE onsite khách hàng Nhật

Xin chào các bạn,

Các bạn Engineer đang làm IT tại Nhật, chắc không còn xa lạ gì với các buổi phỏng vấn onsite, trong đó có một hình thức là phỏng vấn trực tiếp với khách hàng người Nhật.

Vậy trong buổi phỏng vấn này, chúng ta cần lưu ý điều gì, quy trình phỏng vấn như thế nào, mình sẽ giải thích chi tiết trong bài viết ngày hôm nay.

Các lỗi thường gặp cũng như kinh nghiệm phỏng vấn BrSE cho các công ty IT Việt nam, mình sẽ để link ở đây. Các bạn có thể tham khảo thêm.

1. Quá trình tới buổi phỏng vấn BrSE onsite

Trước khi tới quy trình phỏng vấn onsite, mình sẽ giới thiệu các step đã diễn ra trước buổi phỏng vấn. Qua đó, các bạn sẽ hiểu hơn về bối cảnh cũng như có tâm thế bước vào buổi phỏng vấn.

• Khách hàng người Nhật thiếu người làm dự án nên liên hệ với các công ty (trong đó có công ty của các bạn) để thông báo tuyển người. 

Thông thường, công ty IT (SI) lớn sẽ có nhiều vendor cung cấp resource về nhân lực, và khi thiếu người, họ sẽ gửi email, gọi điện, gặp mặt để thông báo tuyển người. Thông tin được cung cấp thường là thông tin dự án sẽ làm, skill cần để làm dự án, đơn giá ...

• Các công ty vendor dựa vào thông tin nhận được từ công ty khách hàng để matching nhân viên đang chưa có dự án. 

Thường các sếp (kiêm sales) tại Nhật sẽ kiểm tra lại nhân sự của công ty, tìm các bạn phù hợp để giới thiệu cho công ty khách hàng. Ở bước này, vendor sẽ gửi skillsheet và đơn giá mong muốn, thời gian có thể bắt đầu làm việc của nhân viên ... tới công ty khách hàng. 

• Khách hàng kiểm tra skillsheet và liên hệ phỏng vấn

Nếu skillsheet, đơn giá và các điều kiện khác khớp với mong muốn của công ty khách hàng, họ sẽ tiến hành liên hệ và sắp lịch phỏng vấn.

2. Quy trình phỏng vấn - Các điểm cần chú ý khi phỏng vấn

Quy trình phỏng vấn có thể thay đổi theo từng công ty IT Nhật, nhưng thường sẽ bao gồm 4 phần chính.

• Phía công ty khách hàng giới thiệu qua về dự án cần người
• Ứng viên giới thiệu về bản thân, kinh nghiệm làm dự án
• Hỏi đáp giữa ứng viên và công ty khách hàng
• Thảo luận giữa công ty khách hàng và sales (ứng viên sẽ quit trước)

Phía công ty khách hàng giới thiệu qua về dự án cần người

Ở bước này, công ty khách hàng sẽ giới thiệu về dự án, skill yêu cầu, thời gian mong muốn ứng viên join dự án...

Nhiệm vụ của các bạn ở đây là (trả vở) ghi chép, tập trung vào câu chuyện, nhìn vào mắt khách hàng và phản ứng đồng tình　（はい hoặc　ええ） khi khách hàng ngừng câu. (相づち）

Khi khách nói tới các skill, kỹ năng, điểm khó của dự án, hãy ghi chép lại, điều này sẽ tạo ra ấn tượng tốt với khách hàng. Các thông tin này sẽ hữu ích cho các bạn khi vào dự án sau này. (Biết phải focus vào đâu)

Các case fail:

• Tới đoạn thông tin quan trọng, ứng viên lại tỏ thái độ không tập trung vào buổi phỏng vấn
• Phụ thuộc vào sales hoặc sếp phỏng vấn cùng, không phản ứng gì khi được giới thiệu về dự án.

Ứng viên giới thiệu về bản thân, kinh nghiệm làm dự án

Ở phần này, các bạn sẽ được giới thiệu bản thân (事項紹介）bằng tiếng Nhật. Điều mấu chốt ở đây là chỉ nên giới thiệu ngắn gọn về bản thân, số năm kinh nghiệm, lĩnh vực chuyên ngành. Sau đó dựa vào thông tin dự án được khách hàng giới thiệu mà đưa ra thông tin các dự án đã làm có liên quan tới.
Ví dụ, dự án khách hàng sử dụng FW Laravel, thì các bạn nên giới thiệu các dự án đã làm sử dụng FW Laravel này, không nên kể dài dòng sang các dự án khác không liên quan.

Một điểm cần chú ý nữa, là có nhiều bạn khi giới thiệu bản thân, kinh nghiệm làm dự án mà không thấy khách hàng phản ứng, tỏ thi thường mất tự tin. Có xu hướng dừng lại nhìn thái độ của khách. Điều này là không nên.

Thực ra, ở phần này, phần lớn khách hàng đang kiểm tra năng lực tiếng Nhật cũng như khả năng trình bày của các bạn. Vì skillsheet đã được sales gửi tới khách hàng từ trước, nên phần lớn khách hàng đã nắm được năng lực của các bạn rồi. Vì vậy ở phần này, hãy nói một cách mạnh lạc, trôi chảy, ngắn gọn và ở các đoạn quan trọng (đoạn liên quan tới dự án của khách) hãy nhìn vào mắt đối phương.

Ngoài ra, khi giới thiệu kinh nghiệm bản thân và các dự án có liên quan. Nhiều bạn thường cố gắng giải thích cho khách hàng hiểu các dự án khó mà mình đã từng làm. Điều này là không cần thiết. Vì càng cố giải thích, vấn đề sẽ càng trở nên phức tạp hơn. Thay vì vậy, chúng ta nên nói một cách ngắn gọn. Nếu có hứng thú, khách hàng sẽ hỏi kỹ hơn ở phần hỏi đáp.

Cuối cùng, hãy giới thiệu các dự án liên quan theo thứ tự thời gian để khách hàng có thể dễ dàng follow trên skillsheet của các bạn.

Hỏi đáp giữa ứng viên và công ty khách hàng

Ở phần này, khách hàng sẽ hỏi về kỹ năng hoặc skillsheet của các bạn. Có một số điểm cần lưu ý, mình có tổng hợp ở dưới đây.

Đối với câu hỏi Yes/No khi được hỏi, hãy trả lời Yes/No trước khi trả lời detail hơn

Khi được hỏi về các phần không nắm chắc hoặc ko biết, chúng ta thường có xu hướng trả lời dài dòng, lòng vòng không đi vào trọng tâm. Đây là một điềm trừ rất lớn.

Dù không có kinh nghiệm về các phần bạn đang được hỏi, nhưng hãy trả lời thẳng vào trọng tâm câu hỏi. Có một số mẫu câu trả lời như sau.

Ví dụ: 
Câu hỏi: Bạn có kinh nghiệm về lập trình frontend reactjs hay không?
Trả lời (mẫu): Tôi chưa làm dự án thực tế dùng reactjs bao giờ, nhưng tôi đã từng làm các dự án về VueJS, khá tương đồng với reactjs nên tôi tin là tôi có thể học rất nhanh trong thời gian ngắn.

Trả lời (mẫu 2): tôi chưa từng làm reactjs nhưng tôi đã muốn học từ rất lâu rồi. Tôi biết dự án sắp tới sẽ dùng reactjs nên hãy cho tôi join. Tôi sẽ cố gắng hết sức để bắt kịp dự án.

Nếu được hỏi về kỹ năng, năng lực, hãy trình bày những phần mình có thể làm được

Phần này hơi khó giải thích, mình sẽ đi từ ví dụ:

Ví dụ:
Câu hỏi: 
    Bạn có kinh nghiệm làm AWS chưa?
Câu trả lời không tốt: 
    Tôi nghĩ là tôi có rồi. Thực ra thì tôi cũng chưa có kinh nghiệm làm Lambda, VPC cũng chưa làm nhiều lắm. EC2 thì tôi cũng từng dùng trong dự án rồi nhưng chỉ dừng ở mức SSH vào cài Nginx. Nếu yêu cầu vào dự án design infra thì hơi khó nhưng mà nói tới kinh nghiệm làm AWS thì tôi có.

Tại sao đây là một câu trả lời không tốt? Câu trả lời này tập trung phần lớn vào phần mà mình không làm được (Lambda, VPC), trong khi lại không nêu bật được phần mình làm được (EC2) lên. Từ đó gây ấn tượng không tốt với khách hàng.

Câu trả lời tốt: 
    Tôi hiểu căn bản về AWS và đã từng có kinh nghiệm làm với EC2. VPC tôi cũng đã từng tiếp xúc thực tế.

Câu trả lời ngắn gọn đơn giản nhưng thực tế lại là câu trả lời tốt. Các bạn lo khách hàng nghĩ bạn là master AWS? Không! Với kinh nghiệm phỏng vấn, họ hiểu bạn chỉ có kinh nghiệm những phần bạn đã nói mà thôi.

Nếu chưa hiểu câu hỏi, hãy confirm lại chắc chắn trước khi trả lời

Khi không hiểu rõ câu hỏi, chúng ta có xu hướng trả lời lan man để đảm bảo cover được ý muốn hỏi. Từ đó khiến câu trả lời dài dòng, không đi vào trọng tâm.

Các câu hỏi nhạy cảm, hãy đẩy cho sales hỏi giúp bạn

Các câu hỏi nhạy cảm là các câu hỏi có thể ảnh hướng tới đánh giá của khách hàng dành cho bạn. 

Ví dụ:

Công việc có cần OT nhiều không

Không có kinh nghiệm phần xxx nào đó có vấn đề gì không

Ai là người làm việc trực tiếp với mình- người đó là người như thế nào

Xin nghỉ phép có dễ không

Với các câu hỏi này, bạn có thể đẩy cho sales hỏi giúp, một mặt vẫn nắm được thông tin, một mặt sẽ không ảnh hưởng tới đánh giá của khách hàng dành cho bạn.

Vậy, chúng ta nên đặt câu hỏi gì cho phía khách hàng?
Phần lớn các bạn tham gia phỏng vấn thường đưa ra ngay câu hỏi đang nghĩ trong đầu tại thời điểm phỏng vấn. Điều này nguy hiểm nếu câu hỏi chưa được suy nghĩ một cách cẩn trọng.

Ví dụ: Dự án lần này yêu cầu coding là công việc chính, nhưng các dự án sau liệu có cơ hội được làm basic design không ạ?

Nếu đây là buổi phỏng vấn nhân viên chính thức, đây sẽ là một câu hỏi OK. Tuy nhiên trong hoàn cảnh phỏng vấn onsite, đây là một câu hỏi không tốt.

Lý do, các dự án được làm Requirement, Basic design của khách hàng thường khá ít. Trong trường hợp không có dự án làm basic design, họ (khách hàng) sẽ cho rằng bạn có khả năng nghỉ nếu không được làm Basic design. 
Hãy cẩn thận với những câu hỏi như này.

Vậy hỏi như nào thì ổn?

Câu trả lời là không hỏi gì cả.

Ví dụ bạn có thể nói: 
Tôi có rất nhiều câu hỏi về dự án, role trong dự án, nhưng qua việc được các bác thuyết trình về dự án, tôi đã nắm được thông tin.

Cảm ơn! Có vấn đề gì thì tôi xin được hỏi sau.

Khi rời buổi phỏng vấn

Đơn giản nhất, hãy gửi lời cảm ơn khách hàng đã phỏng vấn và xin phép được kết thúc meeting.

Thảo luận giữa công ty khách hàng và sales (ứng viên sẽ quit trước)

Phần này, thường thì các bạn sẽ không join và nhưng nội dung thảo luận cũng sẽ ảnh hưởng khá nhiều tới quyết định cuối cùng từ phía khách hàng. Tại đây, mình sẽ giới thiệu một số nội dung thường được thảo luận giữa sales và khách hàng sau buổi phỏng vấn

• Đánh giá ban đầu về ứng viên (bạn) từ phía khách hàng
• Xác nhận lại đơn giá (số tiền phía khách hàng trả cho công ty bạn)
• Xác nhận lại thời gian có kết quả phỏng vấn
• Xác nhận lại có buổi phỏng vấn tiếp theo hoặc bạn có cần gặp mặt trực tiếp khách hàng không
• Xác nhận lại số người còn lại khách hàng cần

 

3. Kết

Các bạn nghĩ như thế nào là communication tốt? Người nói chuyện hay, gặp khách hàng nào cũng có thể chém được? Những người có body language, nói chuyện dễ nghe dễ hiểu?

Với chúng ta, các bạn engineer, nhất là với người nước ngoài, communication tốt chỉ đơn giản là truyền đạt chính xác những gì muốn nói và hiểu chính xác những gì khách hàng muốn truyền đạt.

Vì vây, các bạn không cần phải gồng lên để trả lời một cách hay nhất những gì được hỏi, chỉ cần đơn giản trả lời đơn giản, mạch lạch những gì muốn nói là ổn.

Nếu các bạn còn chưa hiểu rõ vềviệc đi onsite, được gì mất gì hãy xem bài phần tích của mình ở đây.

Cuối cùng, công ty mình hiện đang cần tuyển rất nhiều vị trí IT, cả ở Việt Nam và Nhật Bản. 

Nếu cần trợ giúp hay muốn làm việc cùng với mình, hãy liên lạc với mình qua các kênh dưới đây.

Xin chúc các bạn có những buổi phỏng vấn thành công.